AVS-YHTIÖT OY

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 17.5.2018. Viimeisin muutos 17.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

AVS-Yhtiöt Oy
Yhteystiedot: Rusthollarinkatu 8, 02270 Espoo

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

AVS-Yhtiöt Oy  / Pekka Poikulainen
Rusthollarinkatu 8
02270 Espoo
+358 10 6137 101
pekka.poikulainen@avs-yhtiot.fi

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, sidosryhmärekisteri ja työntekijärekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, rekrytointi)
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
• henkilön suostumus (henkilö on antanut suostumuksensa markkinointilistalle lisäämiseen)

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
• asiakassuhteen hoitaminen
• työsuhteeseen ja rekrytointiin liittyvien asioiden hoitaminen
• palveluistamme kertominen

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
• yrityksen nimi
• yrityksen toimiala
• yrityksen y-tunnus
• yhteyshenkilön nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• www-sivustojen osoitteet
• tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
• laskutustiedot
• muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot

Markkinointirekisteri sisältää seuraavat tiedot:
• henkilön nimi
• titteli
• yrityksen nimi
• yrityksen toimiala
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero

Työnhakijarekisteri sisältää seuraavat tiedot:
• työnhakijan perustiedot (nimi, syntymäaika, osoite, yhteystiedot, sukupuoli)
• tiedot ammatillisesta koulutuksesta ja kokemuksesta
• työhakemus ja ansioluettelo

Työntekijärekisteri sisältää seuraavat tiedot:
• työntekijän perustiedot (nimi, syntymäaika, osoite, yhteystiedot, sukupuoli, henkilötunnus)
• työsuhteeseen liittyvät tiedot
• palkanlaskentaan tarvittavat perustiedot (verokortti, pankkiyhteystiedot)
• lakisääteisten työnantajavelvoitteiden hoitamiseen tarvittavat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään mm. verkkolomakkeen kautta, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset  ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti yrityksen ulkopuolelle.  Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

Espoossa 17.5.2018                  AVS-Yhtiöt Oy Pekka Poikulainen